20120402 第三次系學會幹事會例行會議記錄

地點：十樓會辦

時間：早上十一點

應到人數：12人

實到人數：8人

郭芳姿請假

─體幹

  校慶運動：競賽沒有人報名，會在PO各屆班版，請大一大二幫忙告訴大家

  國務院盃 ：改到六月中(六月二號畢業典禮)

             開始招募工作人員(6個)

             期中考完開始動工

─文宣

  系刊：大部分都截稿了，剩兩篇邀稿兩篇撰稿，封面也確定了，今天最後一次  

        全會，預計期中考周送印，五月七號至十一號那周出刊。

  通訊錄：拿去送舊發掉。

─總務

  院辦酒舞會贊助款匯入!!

─資訊

 各系隊要主動直接向資訊或體幹提供賽是以供宣傳。

─送舊

  五月二十五星期五晚上

  會去詢問老師出席意願

  餐廳尚未決定

  金交傳情禮品查價

  期中考後開始跑班宣傳傳情

          詢問大四出席意願

          送舊影片開始拍攝

20120303 第二次系學會幹事會例行會議紀錄

時間: 3/3 10:00 @會辦

1.美宣

工作報告: 系服發放狀況

2.總務

工作報告: 講解請款規則

3.資訊

工作報告: fb粉絲頁使用狀況、工作版何去何從

4.設備

工作報告: 買新音箱

5.體務

工作報告: 國務院盃日期討論中→目前暫定5/26、5/27

6.公關

工作報告: 大一培訓、外夜公關狀況

7.文宣

工作報告: 系刊狀況、通訊錄發放狀況

8.活動

工作報告:

(1)送舊:
  工作人員缺大二一人，問卷已設計好寄出，將會有傳情活動

(2)外交之夜:
  主題構想we got talent，時間4/26，地點四維堂，目前有五個節目，公關下禮
  拜會開始拉周邊贊助，招待組邀請函已準備送助教審核，設備部分當日場地與

  彩排教室都已借妥，美宣海報已完成。

(3)啦啦:
  退賽事宜(人數問題，約20人左右、秉持不強迫參加的精神)

20120210 幹事會記錄

◎時間：2月10日

◎地點：10F會辦

◎應到/實到：14/8

◎請假：陳邑安

[總幹宣佈事項]

1.人事異動：公關長鄭子欣，公關組員林依瑩，江皖璇退體幹。

[活動]

<外交之夜>

1.時間4/26，地點四維堂，主題we got talent!，走晚會結合選秀節目的感覺。
2.大一報名情況不良，會再催。

3.例會時間暫定一晚。

<啦啦>

1.寒假與教練聯繫討論主題，但尚未確定。

2.這次暫定集中練習一個月，暫定二四六練習。

3.場邊啦啦由吳佳頤負責、開會跟預算由廖聿潔負責，佔場由陳品蓉負責。

4.服裝跟道具還在商榷中。

5.目前約有20人願意參加，希望有30人。

<送舊>

1.人尚未找齊，目前有牛煦庭、楊貞儀、張宇盛，大一人選希望由系學會幫忙找。

2.價位部份要發問卷詢問過大四學長姐意見後才能決定。

[總務]

1.只剩下酒舞會的錢還沒領，對帳的事再問陳邑安。

[體幹]

1.國務院盃確定由外交系負責，要討論時間並登記體育館，2/20回報。

[設備]

1.新開預算的音箱可插吉他、麥克風，音量也夠大。

[資訊]

1.漏信問題：回去檢查通訊錄，並更正問題再看看有沒有漏信

[公關]

1.人事異動。

2.公關資訊之後將併入會議記錄另行公布。

1000624幹事會例會紀錄

《幹事會會議紀錄》1000624

【應到：／實到：】

【會議內容】

各組報告

‧活動組：

1.宿營：本次主題為Magic，各組已交接完畢且清楚各組工作內容。各組企劃書繳交期限為6/26(日)。

2.才子才女：各幹部名單已確認，主題訂為高中校園青春愛戀故事。

3.酒舞會：主題大致定為台灣式懷舊復古風，場地預計於6/26-6/27確定，已開過第一次幹部全會。

‧文宣組：各總召6/30前需繳交心得文。7/10前完成迎新手冊彙整。

‧資訊組：擬新連署一系版，學術板方面希望新增時事討論。擬製作BBS教學PPT予各幹部自學，並於總迎時統一對學弟妹做教學。

‧體幹：詢問並確認各隊隊長各系隊聯絡人之人選，下次例會回報。

‧設備組：關於各活動中設備組之職權重疊問題，交由各活動總召定義職權分界。

‧總務組：報帳格式與方法詳細內容會再寄信給大家。需特別注意開學後收收據時要分清楚宿營跟系費兩種不同收據。以後會訂定一統一時間給錢。擬於會辦內設置專門放發票的地方，並由總務做統管與登記的動作，詳細配套討論中。各活動預算需於八月中前完成。

‧公關組：公關組主要負責酒舞會與外交之夜之贊助，若其餘各活動需額外贊助經費需由各活動另行協調。酒舞會之企劃書須先完成以便拉贊助之進行。

下學期各活動預計時間

‧酒舞會例會：週一晚上

‧宿營例會：週五晚上

‧文化盃練習：週二週四晚上

‧暗樁練習：週三晚上

‧幹事會例會：一34

1001031幹事會例會紀錄 .

《1001幹事會例會紀錄》
例會編號
005
例會時間
2011年10月31日(一)
例會地點
外交系學會辦公室
應到/實到

請假
吳佳頤
楊甯雅
缺席

會議內容記錄
《各組報告》
活動組
宿營
圓滿結束。
才子才女
圓滿結束。
1. 因為預算問題，部分開銷將會自行消化。
2. 詳見檢討書。
文化盃
1. 行政上已完成報名。目前主要工作為場協。
2. 今年文化盃需在聯合報名系統上做個別報名的動作。
3. 文化盃目前人數大概35個左右。
包種茶節
1. 攤位佈置會由總副召負責，文宣由陳晏梓負責。
2. 學弟妹排班問題由招待股頭處理。
3. 跑流時間問題：禮拜三晚上九點。
酒舞會
1. 除了置物沒有進度，酒商聯絡情況不佳，其他沒有什麼大問題。
2. 今天(10/31)開始張貼海報。
3. 招待邀請函內容已完成，今天晚上例會會詢問完成進度。
4. 開場舞的練習狀況不佳。
總務組
1. 系男籃開大工盃新增預算。
2. 帳目會再對過。
體務組
1. 關於大政盃來信的問題會再問陳昱豪。
2. 目前查不到北政盃的時間，不知道應該由體幹還是系隊負責報名?據知之前是系隊負責去報名的。但目前決定體幹會先負責報名。
公關組

資訊組
1. 未收到大政盃來信，但體幹反應大政盃有寄信至系學會信箱。
2. 目前DipSA的FB粉絲專頁塗鴉牆已關閉。以後留言改至政大外交系學會的粉絲頁，照片可再上傳至DipSA。
3. 系學會信箱的標籤使用不確實，會搞不清楚信件的處理情況，請大家注意。
美宣組

文宣組
1. 通訊錄找到補習班幫忙印製。尚有一位同學資料未更正。
設備組

《總幹宣佈事項》
1. 幹部長跟底下的組員聯絡不足，像是美宣長跟美宣組員沒有聯繫。
2. 暑假前與學長姐交接情況非常糟糕，希望大家把資料保留完整。
3. 以後例會時間改到10:30。
《提案討論》


《臨時動議》

10011017 幹事會例會紀錄

《1001幹事會例會紀錄》
例會編號        004
例會時間        2011年10月17日(一)
例會地點        外交系學會辦公室
應到/實到       19人 / 12人
請假    吳佳頤 身體不適
江皖璇 女籃新生盃
缺席    吳柏寬

會議內容記錄
《各組報告》
活動組

宿營
已順利完成，謝謝大家。

才子才女
1.表演報名名單已收完，有20個表演。
2.學弟妹人力已分配完成。
3.彩排問題。
4.預計向郭昕光老師拉禮品贊助。

文化盃
1.目前文化盃人數過少，請假情形嚴重(約四分之一)，練習狀況還好，但是會有新人出現\
的狀況，拖慢進度。確定可上台的人數
2.寄出全部練習時間讓大一學弟妹提早知道。

包種茶節
1.主題：多元百變外交
2.工作進度：學弟妹人力(約五十人)已分配完成，組頭找齊。
3.今年包種茶節需跑流，下周交粗流。

酒舞會
1.目前公關金額另行公布。酒商公關狀況不佳，需另外找新的酒商連絡資料。
2.工作進度：
置物問題較大，尚未有確切的置物方法與動線。
票務已開始動作，系內代購已結束，系胞票超過預期(多約三十張)。
宣傳官網申請好了，宣傳片角色選好，31號前完成。
招待與貴賓聯絡中。

總務組
1.系費只剩兩個學弟妹沒交，接下來將催繳轉系生。
2.文化盃電子琴追討90元。
3.總務組領費固定星期二，但執行不確實，會再提醒大家。

體務組
1.系隊動態須確實公布。

公關組
併與酒舞會一起報告。

資訊組
1.與體幹聯繫不佳，體務組沒有發佈系隊動態。可將資訊給予資訊組，統一發佈在所有
對外平台。

美宣組
1.系服事宜需再另行報告。

文宣組
1.通訊錄資料確認完成，今晚或明天會寄出一份統整的通訊錄做最後確認。
2.詢問大一學妹王亭云是否可以幫忙印製。
3.才子才女前完成外交電子報，報告開學至今活動近況並預告才子才女。

設備組
1.麥克風已採購，電纜須盡早購買。

《宣佈事項》
-
《提案討論》
1.系服過多可考慮營服與系服合一，留待學弟妹處理。

《臨時動議》
-

1000910幹事會例會紀錄

《1001幹事會例會紀錄》

例會編號        003
例會時間        2011年9月10日(六)
例會地點        外交系學會辦公室
應到/實到       21人 / 13人
請假    吳佳頤(外公住院)
楊甯雅(還沒上台北)
吳柏寬(去高雄)
江皖璇(車子有問題)
缺席    王怡淨(家庭聚會)
林依瑩
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會議內容記錄
《各組報告》
活動組

宿營
1.營服問題，目前為一件165元。營手冊將送影印部印。道具的話，開學之後集合一起再\
一起做。
2.因暑假大家難聚集，活動進度有落後。
3.保險因為尚未確定人數所以還沒開始用。
4.目前確定人數有111人，確定不用再多收費。
5.南山人壽保險還會有一萬元的贊助，收支目前是平衡的狀態。

才子才女
無。

文化盃
1.目前尚未找到auto音長人選，預計9/21開始練習。希望9/20前可以盡快找到音長。
包種茶節

酒舞會
1.目前公關收入為16600元，預計近期內收入大概會有七、八萬。
2.場地的簽約會有時間限制，希望可以預支系學會費兩萬元先訂場地，事後再還。
3.宣傳片的劇情已有大綱。

總務組
1.以後預算表和比價表的期限會提前，才能準時交給監委。
2.北迎當天已交接郵局帳號。

體務組

公關組

資訊組
1.希望大家可以多加利用dropbox。

美宣組
1.目前系服廠商已比價完成並送出預算，系服廠商表示可以贊助酒舞會海報三百張。

文宣組
1.通訊錄預算已補送，總迎的時候會問學弟妹的資料，當場發問卷並收回。

設備組
1.尚未打算購買新電纜、新音箱。

《宣佈事項》
1.體務尚未繳交比價表

《提案討論》

《臨時動議》

20110827 系學會例會紀錄

《1001幹事會例會紀錄》
例會編號 002
例會時間 2011年8月27日(六) 15:00
例會地點 外交系學會辦公室
應到/實到 21人 / 13人
請假
楊甯雅(營隊)
鄧佳宜(家裡有事)
易宛鈺(迎新)
王怡淨(尚未回國)
林依瑩(尚未回國)
缺席 王予彤、陳邑安、江皖璇


會議內容記錄
《各組報告》


活動組

宿營


才子才女

1.場地9/7才可以開始借，才子才女時間還在商討中(10/26或10/28，或是再往前一週)

文化盃

1.新增電子琴預算，其餘目前沒有什麼問題
2.練習場地協商時間為9/19
3.學弟妹分部事宜開學後會另行找大一必修課進行
4.音長：tenor楊長梃、bass陳晏梓、sop張積鳳&張育慈、alto陳邑安 (alto音長會再找人幫忙)
5.文化盃比賽時間12/2


包種茶節


酒舞會
1.場勘時間商討中，約在開學前後
2.場地費會再確認
3.宣傳組兩組長溝通不夠，因此進度稍微落後。蕭立勳暑假連絡不到，負責拍片的事宜還不能動工。
4.因公關狀況不理想，本年度票價較去年提高。節目和場地預算會從票務收入的預算先撥款。
5.節目部外包表演已聯絡完成，開場舞已在進行編舞，舞者徵選約定在9/27晚上於藝中平台進行。
6.置物問題因今年置物場地小，需再另行想解決方法。置物長尚未場勘。
7.場地部分包含燈音控人員。
8.招待因場地關係需要大量人手。


總務組
1.關於新生手冊的預算，因預算表監委沒有收到，加上存摺和印章尚未交接，所以沒有先通過預算。現已通過，下週一(8/29)領。
2.希望大家預算表可以統一用範本格式寫，避免總務組要多花時間統整。
3.預備金改成5%，請大家注意。
4.9/11第二次監委會，今年監委新增比價表規定，請大家注意。

體務組
1.各組預算都已繳交。
2.各系隊隊長為主要聯繫管道，包含系隊比賽時間、預算申請等等。

公關組


資訊組
1.公佈系學會信箱帳號密碼、FB專頁帳號密碼
2.系學會部落格有文件範本可供下載

美宣組
1.暑假工作內容：宿營運作(賴緗芸負責)、開預算表

文宣組
1.迎新手冊預算問題請總務組回答。

設備組
1.今日清點並測試器材

總 幹
1.系學會信箱簽名檔國務院盃的LOGO拿掉
2.美宣組須清點會產
3.文宣組須繳交新生手冊工作報告與檢討書
4.希望各幹部可以督促工作人員預算準時交

《宣佈事項》
1.期初大會9/26
2.第二次監委會9/11
3.下次例會9/26

《提案討論》
1.各組例會時間協商結果：
星期一34 系學會例會
星期一晚上6:30-7:30宿營活動組例會
星期一晚上7:30~ 酒舞會例會
星期二 2 文化盃例會
星期四D (隔週開會) 才子才女例會
2.總迎抽學伴方式：人名配對，陳晏梓會負責找人製作名牌
3.外交週(12/5-12/9)確定為酒舞會售票與取票，由酒舞會票務組負責。
4.各活動學弟妹工作意願調查表整合，於總迎時統一發放讓學弟妹填寫。請各活動呈報需要學弟妹人力之組別並回報法蘭西斯。
5.總迎各活動負責自己的宣傳簡報製作，約兩三分鐘(9/10前給陳晏梓)，並於當天上台報告。
6.系學會各組與各活動須建立完整工作報告與檢討書檔案，以利交接。
7.希望下學期能提早選舉，建立系學會雛形，再把學弟妹帶在身邊做事，確實做到交接的教學。
8.1001學期末總檢討會討論組織運作相關檢討。

《臨時動議》

2011國務院盃運動比賽/名次

經過一整日激烈的比賽後，

本次國務院盃圓滿結束。

希望來參與的朋友們，

都有一個美好的夏日回憶!

以下為本次比賽名次─

籃球項目

冠軍：老牛嫩草隊

亞軍：子昂TK王

季軍：這隊沒有塑化劑

殿軍：去年隊友斷手斷腳

排球項目

冠軍：關門放狗隊

亞軍：福志青年梅宇季節Fun鬆Show Xi吹泡泡隊

季軍：少男系女孩

殿軍：新生排球>.^

羽球項目

冠軍：拒絕樂山隊

亞軍：俄研所

季軍：香蕉你個芭樂

殿軍：對面的，我們是正妹！

躲避球項目

冠軍：老牛嫩草隊

亞軍：蓋世英雄

季軍：尿尿不排隊

殿軍：腦袋有洞不是罪隊

壓手霸項目

冠軍：落英神劍掌

亞軍：壓手霸壓到你想被阿魯巴

季軍：卡比獸兄弟

殿軍：外交手腕好靈活

Wii Sports Tennis

挑戰冠軍：外交三 胡子昂

註：腰旗式橄欖球(Tag Rugby)項目因時間因素取消。