20101130 系學會例會會議紀錄

20101130 系學會例會會議紀錄

◎活動
*外交周
-時間12/13那周，今天已經把調查學弟妹意願的表印出來了，明天就會確定。
-根據會做紅豆湯圓的學妹表示：紅豆湯圓製作過程困難，所以學妹找了兩種點心，看要哪一種，或是兩種一起：燉鮮奶、芋香西米露→最後決定單賣燉鮮奶
-小聖誕樹要不要賣？
 →留待下禮拜一會議討論，看要不要慢慢批，視賣的狀況再決定要不要繼續批進來賣。叫廖俊哲先去問廠商，看價格及批的方式。


◎體幹
*小外盃：上次跟國務院合辦就有豐厚的獎金，但是很多賽程來不及完成。
　　　　 今年國務院不想辦，想要讓我們自己辦。
 -分開辦的理由：縮小範圍，變成外交系自己的同樂會。
　　　　　　　 讓賽程可以完整完成。
　　　　　　　 球賽跟球賽之間的時間比較可以分散，體力消耗較小。
→上次是因為裁判跟球員都遲到所以delay，導致賽程打不完。而且其實不管是不是分開辦都有賽程無法完成的問題。
 -結論：還是一起辦。

◎文宣
*今天發完大三的通訊錄，大四的放系辦。

◎美宣
*工具箱：
 -宿營回來之後點過道具，工具箱是齊的，但可能是在會辦裡面有人臨時要用那些小東西就直接拿走沒有登記，所以就忽略登記的程序。
 -解決方式：工具箱要收好，再放一些舊的工具可以讓大家隨時拿。

20101122 系學會例會紀錄

20101122系學會例會紀錄

◎宿營退費、結算表

 胡維榛今天晚上會寄

◎總務

　還沒有交系費的請王品堯整理名單，王雅君會去催繳。

◎美宣

 工具箱要等蔡欣芳從家裡帶來補上

◎文宣

 通訊錄發放：沒有聯絡到大三大四的班代，放在系辦請大家去拿。

 因為酒舞會的美宣有去拉列印廠商的贊助所以有壓縮到預算，只能拿到半額，用新增預算方式補上。

◎活動

 *包種茶節

  -進度分組 攤位：陳昱豪、小嚕、吳艾

　　　　　　遊行：馬瑞晴(但當天不能到)、陳俊融、蔡昇祐

　　　　　　招待：胡維榛、廖俊哲

　　　　　　設備：江玥瑩、牛煦庭

　　　　　　美宣：蔡欣芳、施依伶、半個磨鈺中、三個學妹，其他請機動幫忙

　　　　　  　主題確定－大富翁 印章、A4宣、海報柱有概念這禮拜動工

　-服裝部分：招待組穿西裝套裝，其他大一大二穿宿營營服。

　-寄組員名單給組長。

  -設備組需要再確認器材清單。

　-網站部分會再把相片處理給助教。

  -攤位：領帶教學、國際組織與國際禮儀問答。

　 做一個讓他們甩骰子玩的遊戲圖，領帶教學、國際組織、學校的蓋章。

　 大排舞的人力再安排。

　 會再找國標表演。

　-細流deadline：12/3出來。

　-座談會：主要是讓家長深入的請老師(目前暫定盧業中老師)，大致上講系上的課程規劃，系辦會有自己的PPT。

 *外交周

　-時間會比原本的十一月底到十二月三號還要延後，禮拜二去跟課外活動組確認申請事宜(有沒有辦法申請兩個禮拜)

　-分組：宣傳組(麥側大喊、寫白板)

　 　　　顧攤組

　　　　 烹飪組(紅豆湯圓)

　-要不要賣紙的小聖誕樹？可以搭配套餐

　-這禮拜三就會完成大一人力登記

20101101 系學會例會紀錄

20101101系學會例會紀錄

◎宿營退費

　-這禮拜之前跟沒有去參加宿營的人收營服的錢，把錢退給沒有去宿營的人

　-新增預算的話是欣芳去跟學長討論，之後再看要怎麼樣

　-已經OK的(把收據給我們的，不是新增預算的部分)今天晚上會去找凱棻討論並開始退錢。

　-胡維榛把實報金額寫在預算表後面，變成有實際預算的預算表，寄給牛煦庭。(這禮拜之前完成)

◎總務

　收了三個轉系生，另外還有兩人尚未完成確認。

◎美宣

　-器材遺失：宿營之後遺失了一支剪刀、一支美工刀，會再跟蔡欣芳(宿營總召)確認。以後在借用的時候要確實登記。

◎文宣

　-無法如期完成通訊錄：

　　之後更正的時間拖得有點長，送給住叫做最後確認的時候耽誤了一兩天的時間，預計禮拜五送出，但是六日沒有工作天，已寄信給廠商，並且會收到廠商回報的預算，希望這禮拜可以完成。(剩下是由柯俊廷接洽)

◎活動－才子才女檢討

　-工作分配是一個很大的問題。

　-事前有分每一組要找大一學妹當組員，但是學妹沒有做到什麼事情，因為工作人員自己沒有溝通好。

 　禮品組跟美宣組的沒有溝通透徹，導致最後一天才包裝禮品。

　-今年人數不多：

 　*宣傳組沒有確實跑班宣傳。

 　*宣傳的時候應該要讓人覺得才子才女是一個應該要來的活動，要是不來是因為有特殊因素而不是個人因素。

　-公關前一個禮拜才拉到三千塊，所以禮品很晚才弄好。

　-彩排：沒有接線－彩排的話就應該要弄好所有的器材，彩排才有意義。(後來才知道音源線跟line-in線是不同的)

　-分工上不夠精細、周全

　 *評審的評分單不隸屬於上列四個部門，當時疏忽了，導致前兩天才把評審單打好，應該要更早就打好。

　 *攝影組直到彩排當天才分給舞台組。

　 *沒有先安排後台負責的人，幸好牛煦庭有來幫忙，否則表演者不知何時才要上台、準備。

　 *開會次數應該要增加，讓各組溝通跟分工更清晰。

　 *總召不要兼主持人，會分身乏術。