1000624幹事會例會紀錄

《幹事會會議紀錄》1000624

【應到：／實到：】

【會議內容】

各組報告

‧活動組：

1.宿營：本次主題為Magic，各組已交接完畢且清楚各組工作內容。各組企劃書繳交期限為6/26(日)。

2.才子才女：各幹部名單已確認，主題訂為高中校園青春愛戀故事。

3.酒舞會：主題大致定為台灣式懷舊復古風，場地預計於6/26-6/27確定，已開過第一次幹部全會。

‧文宣組：各總召6/30前需繳交心得文。7/10前完成迎新手冊彙整。

‧資訊組：擬新連署一系版，學術板方面希望新增時事討論。擬製作BBS教學PPT予各幹部自學，並於總迎時統一對學弟妹做教學。

‧體幹：詢問並確認各隊隊長各系隊聯絡人之人選，下次例會回報。

‧設備組：關於各活動中設備組之職權重疊問題，交由各活動總召定義職權分界。

‧總務組：報帳格式與方法詳細內容會再寄信給大家。需特別注意開學後收收據時要分清楚宿營跟系費兩種不同收據。以後會訂定一統一時間給錢。擬於會辦內設置專門放發票的地方，並由總務做統管與登記的動作，詳細配套討論中。各活動預算需於八月中前完成。

‧公關組：公關組主要負責酒舞會與外交之夜之贊助，若其餘各活動需額外贊助經費需由各活動另行協調。酒舞會之企劃書須先完成以便拉贊助之進行。

下學期各活動預計時間

‧酒舞會例會：週一晚上

‧宿營例會：週五晚上

‧文化盃練習：週二週四晚上

‧暗樁練習：週三晚上

‧幹事會例會：一34

1001031幹事會例會紀錄 .

《1001幹事會例會紀錄》
例會編號
005
例會時間
2011年10月31日(一)
例會地點
外交系學會辦公室
應到/實到

請假
吳佳頤
楊甯雅
缺席

會議內容記錄
《各組報告》
活動組
宿營
圓滿結束。
才子才女
圓滿結束。
1. 因為預算問題，部分開銷將會自行消化。
2. 詳見檢討書。
文化盃
1. 行政上已完成報名。目前主要工作為場協。
2. 今年文化盃需在聯合報名系統上做個別報名的動作。
3. 文化盃目前人數大概35個左右。
包種茶節
1. 攤位佈置會由總副召負責，文宣由陳晏梓負責。
2. 學弟妹排班問題由招待股頭處理。
3. 跑流時間問題：禮拜三晚上九點。
酒舞會
1. 除了置物沒有進度，酒商聯絡情況不佳，其他沒有什麼大問題。
2. 今天(10/31)開始張貼海報。
3. 招待邀請函內容已完成，今天晚上例會會詢問完成進度。
4. 開場舞的練習狀況不佳。
總務組
1. 系男籃開大工盃新增預算。
2. 帳目會再對過。
體務組
1. 關於大政盃來信的問題會再問陳昱豪。
2. 目前查不到北政盃的時間，不知道應該由體幹還是系隊負責報名?據知之前是系隊負責去報名的。但目前決定體幹會先負責報名。
公關組

資訊組
1. 未收到大政盃來信，但體幹反應大政盃有寄信至系學會信箱。
2. 目前DipSA的FB粉絲專頁塗鴉牆已關閉。以後留言改至政大外交系學會的粉絲頁，照片可再上傳至DipSA。
3. 系學會信箱的標籤使用不確實，會搞不清楚信件的處理情況，請大家注意。
美宣組

文宣組
1. 通訊錄找到補習班幫忙印製。尚有一位同學資料未更正。
設備組

《總幹宣佈事項》
1. 幹部長跟底下的組員聯絡不足，像是美宣長跟美宣組員沒有聯繫。
2. 暑假前與學長姐交接情況非常糟糕，希望大家把資料保留完整。
3. 以後例會時間改到10:30。
《提案討論》


《臨時動議》

10011017 幹事會例會紀錄

《1001幹事會例會紀錄》
例會編號        004
例會時間        2011年10月17日(一)
例會地點        外交系學會辦公室
應到/實到       19人 / 12人
請假    吳佳頤 身體不適
江皖璇 女籃新生盃
缺席    吳柏寬

會議內容記錄
《各組報告》
活動組

宿營
已順利完成，謝謝大家。

才子才女
1.表演報名名單已收完，有20個表演。
2.學弟妹人力已分配完成。
3.彩排問題。
4.預計向郭昕光老師拉禮品贊助。

文化盃
1.目前文化盃人數過少，請假情形嚴重(約四分之一)，練習狀況還好，但是會有新人出現\
的狀況，拖慢進度。確定可上台的人數
2.寄出全部練習時間讓大一學弟妹提早知道。

包種茶節
1.主題：多元百變外交
2.工作進度：學弟妹人力(約五十人)已分配完成，組頭找齊。
3.今年包種茶節需跑流，下周交粗流。

酒舞會
1.目前公關金額另行公布。酒商公關狀況不佳，需另外找新的酒商連絡資料。
2.工作進度：
置物問題較大，尚未有確切的置物方法與動線。
票務已開始動作，系內代購已結束，系胞票超過預期(多約三十張)。
宣傳官網申請好了，宣傳片角色選好，31號前完成。
招待與貴賓聯絡中。

總務組
1.系費只剩兩個學弟妹沒交，接下來將催繳轉系生。
2.文化盃電子琴追討90元。
3.總務組領費固定星期二，但執行不確實，會再提醒大家。

體務組
1.系隊動態須確實公布。

公關組
併與酒舞會一起報告。

資訊組
1.與體幹聯繫不佳，體務組沒有發佈系隊動態。可將資訊給予資訊組，統一發佈在所有
對外平台。

美宣組
1.系服事宜需再另行報告。

文宣組
1.通訊錄資料確認完成，今晚或明天會寄出一份統整的通訊錄做最後確認。
2.詢問大一學妹王亭云是否可以幫忙印製。
3.才子才女前完成外交電子報，報告開學至今活動近況並預告才子才女。

設備組
1.麥克風已採購，電纜須盡早購買。

《宣佈事項》
-
《提案討論》
1.系服過多可考慮營服與系服合一，留待學弟妹處理。

《臨時動議》
-

1000910幹事會例會紀錄

《1001幹事會例會紀錄》

例會編號        003
例會時間        2011年9月10日(六)
例會地點        外交系學會辦公室
應到/實到       21人 / 13人
請假    吳佳頤(外公住院)
楊甯雅(還沒上台北)
吳柏寬(去高雄)
江皖璇(車子有問題)
缺席    王怡淨(家庭聚會)
林依瑩
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會議內容記錄
《各組報告》
活動組

宿營
1.營服問題，目前為一件165元。營手冊將送影印部印。道具的話，開學之後集合一起再\
一起做。
2.因暑假大家難聚集，活動進度有落後。
3.保險因為尚未確定人數所以還沒開始用。
4.目前確定人數有111人，確定不用再多收費。
5.南山人壽保險還會有一萬元的贊助，收支目前是平衡的狀態。

才子才女
無。

文化盃
1.目前尚未找到auto音長人選，預計9/21開始練習。希望9/20前可以盡快找到音長。
包種茶節

酒舞會
1.目前公關收入為16600元，預計近期內收入大概會有七、八萬。
2.場地的簽約會有時間限制，希望可以預支系學會費兩萬元先訂場地，事後再還。
3.宣傳片的劇情已有大綱。

總務組
1.以後預算表和比價表的期限會提前，才能準時交給監委。
2.北迎當天已交接郵局帳號。

體務組

公關組

資訊組
1.希望大家可以多加利用dropbox。

美宣組
1.目前系服廠商已比價完成並送出預算，系服廠商表示可以贊助酒舞會海報三百張。

文宣組
1.通訊錄預算已補送，總迎的時候會問學弟妹的資料，當場發問卷並收回。

設備組
1.尚未打算購買新電纜、新音箱。

《宣佈事項》
1.體務尚未繳交比價表

《提案討論》

《臨時動議》